Purchasing Adalah? Berikut Akan Diuraikan Penjelasannya!

Barangku.id - Purchasing merupakan sebuah kata yang menggunakan bahasa Inggris dan arti dari purchasing adalah pembelian. Namun pengertian tentang purchasing sendiri lebih dari kata pembelian saja. Sebab itu, tak ada salahnya jika kali ini akan dibahas secara rinci.

Tak hanya soal pengerjaan saja yang akan dibahas pada halaman kali ini, namun juga akan dibahas mengenai tanggung jawab yang diemban. Jadi pembahasan kali ini akan sedikit lebih panjang. Berikut adalah ulasan lengkapnya.

Pengertian Tentang Purchasing

Purchasing adalah

Pembahasan pertama tentunya adalah mengenai purchasing, jadi seperti yang dikatakan tadi bahwa ini adalah dari bahasa Inggris. Jika diartikan secara bahasa maka artinya adalah pembelian.

Baca juga: Cara menghitung persentase dengan betul  

Namun makna di dalam bukan hanya sekedar itu saja. Karena ada penjabarannya. Jika diartikan secara sederhana maka purchasing adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

Entah itu menyewa atau membeli untuk memenuhi kebutuhan operasional dari suatu perusahaan. Pengeluaran terbesar perusahaan adalah untuk purchasing.

Namun ada juga artian lain dari kata purchasing ini, adalah sebuah divisi yang ada di sebuah perusahaan dengan peran penting. Biasanya perusahaan yang membutuhkan peran purchasing seperti perusahaan manufaktur atau perusahaan pembuatan jasa.

Selain itu, purchasing juga merupakan sebuah tim yang sangat dibutuhkan untuk membantu operasional setiap perusahaan. Purchasing sendiri dalam sebuah perusahaan juga kerap disebut sebagai buyer.

Tugasnya sendiri adalah untuk menyewa jasa atau membeli barang dari pihak supplier. Tentu setiap perusahaan membutuhkan yang namanya bahan atau jasa untuk memenuhi operasional perusahaan.

Jadi tugas purchasing atau buyer ini adalah untuk membeli barang atau jasa untuk divisi lain. Jadi purchasing harus paham dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Cara mendirikan usaha bagi pemula

Alur Kerja Atau Proses Purchasing Secara Umum

Setelah mengetahui pengertian dari purchasing, maka yang akan dibahas kali ini adalah alur kerja atau proses yang dilakukan oleh seorang purchasing. Tentunya tugas purchasing ini bukan hanya soal bertransaksi saja. Namun ada banyak yang harus dipertimbangkan.

1. Melakukan Perencanaan

Alur pertama yang akan dilakukan oleh buyer atau purchasing adalah melaku perencanaan. Jadi sebelum melakukan pembelian, tim buyer harus melakukan perencanaan terlebih dahulu dengan divisi terkait. Tentunya juga dengan pemilik perusahaan.

Dimana dalam rapat ini akan dibahas tentang kebutuhan dari divisi terkait juga mengenai anggaran yang tersedianya. Sehingga nanti tidak akan menimbulkan yang namanya pembelian melebihi budget. Jadi tidak akan mengurangi pendapatan bersih.

Jadi dalam proses perencanaan ini harus diselenggarakan rapat untuk membahas beberapa hal penting. Seperti menentukan supplier, atau apakah memang harus membeli atau menyewa. Intinya hal ini harus direncanakan dengan matang.

2. Pemilihan Supplier yang Tepat

Lalu alur kerja berikutnya yang juga dilakukan oleh seorang purchasing sebelum membeli adalah menentukan supplier yang tepat. Jadi karena ini adalah belanja untuk perusahaan, maka pemilihan Supplier ini juga diperhitungkan. Lebih baik jika menjalin kerja sama.

Untuk memilih supplier, maka usahakan mencari supplier yang tidak memiliki reputasi buruk. Selain itu proses pengadaan barang yang diinginkan ini tidak memiliki masalah dengan keuangan. Juga mampu menyesuaikan dukungan berupa teknis bila dibutuhkan.

Agar proses operasional ini lancar, maka usahakan untuk memilih supplier yang berada di dekat kantor atau pabrik tersebut. Sehingga biaya transportasi juga akan lebih irit. Juga agar barang atau jasa lebih tepat waktu.

Baca juga: Cara memulai usaha dari NOL

3. Proses Penawaran dan Melakukan Negosiasi

Tugas lain dari purchasing ini juga menawar atau negosiasi. Jadi penawaran yang dilakukan oleh pihak Purchasing ini sesuai dengan RFI. Atau kemampuan supplier dibandingkan dengan dana yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan.

Namun dalam dokumen RFI sendiri ada juga beberapa poin penting seperti rincian barang jasa yang diperlukan dan lain sebagainya. Jika penawaran barang telah selesai, maka proses berikutnya yang juga harus dilakukan adalah negosiasi. Jika sudah, maka terakhir adalah proses pembelian.

Tugas Seorang Purchasing atau Buyer

Lalu untuk pembahasan berikutnya adalah mengenai tugas dari seorang Purchasing atau buyer. Karena yang telah diuraikan tadi adalah alur kerja atau proses yang dilakukan dalam purchasing. Maka yang akan diuraikan kali ini adalah tugasnya:

• Tugas pertama yang harus dijalankan oleh buyer ini adalah dengan menyusun Daftar atau sebuah perencanaan mengenai barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.
  
  
• Jika sudah, maka tugas lanjutan yang harus dilakukan adalah melakukan klarifikasi atau tahap mengkategorikan terhadap pembelian.
  
  
• Entah yang dibutuhkan ini adalah adalah untuk jangka panjang, bulanan atau berupa just in time.
  
  
• Setelah itu, tugas dari seorang Purchasing juga harus melakukan analisis TCO dimana merupakan perincian mengenai biaya yang diasosiasikan untuk proyek yang akan digarap.
  
  
• Lalu hal yang dilakukan pada tahap berikutnya adalah untuk menyusun daftar supplier potensial.
  
  
• Jika sudah, maka tugas berikutnya yang juga diembankan oleh seorang purchasing adalah untuk meminta approval atau persetujuan pembelian kepada pihak management.
  
  
• Selain itu, bagian buyer atau purchasing ini juga harus berhubungan langsung atau turun langsung untuk bertemu dengan supplier.
  
  
• Lalu melakukan negosiasi seperti yang sudah dijelaskan di atas tadi, setelah itu membuat dokumen dan juga mengirimkan dokumen pemesanan.
  
  
• Selain itu, juga harus melakukan quality control terhadap jasa atau barang yang telah dibeli tadi.
  
  
• Juga harus membuat dokumen pembelian sebagai bukti, lalu juga harus berhubungan langsung dengan tim logistik dan juga tim keuangan.
  
  
• Tugas terakhir adalah dengan melakukan efektivitas dan juga performa terhadap barang dan jasa yang dibeli atau disewa.

Baca juga: Mengenal cara ternak ayam kampung

Demikian adalah penjelasan mengenai purchasing. Jadi sesuai dengan keterangan yang tadi telah diuraikan, maka pengertian dari purchasing adalah pembelian atau salah satu device perusahaan yang juga disebut buyer. Di atas juga sudah dijelaskan tugas-tugasnya.